El año 2020 comenzó con grandes eventos, siendo la pandemia del COVID-19 el de mayor impacto para los habitantes del planeta. Vivimos un evento histórico en la que la mayoría de la población tuvo que entrar en una situación de aislamiento y cuarentena, obligándonos a cambiar nuestra forma de habitar, estudiar y laborar.
Estamos en la etapa de bloques para “regresar” a laborar, implementando reglamentaciones y medidas indicadas por el Ministerio de Salud. Esto implica un cambio de actitud, comportamientos y modificación de cómo nos relacionamos tanto con nuestros compañeros, clientes y nuestros ambientes.
Hemos visto algunas “adecuaciones” en los supermercados, farmacias y bancos, tales como los protocolos de ingreso (líneas para distancias, alfombras desinfectantes, dispensadores, toma de temperatura) y los protocolos de pagos o consultas (pantallas acrílicas, bandejas para colocar tarjetas).
Estos protocolos son necesarios para resguardar nuestra salud, siendo altamente técnicos, lo cual da una sensación de deshumanización. Impactan en el sentir del individuo, incrementando los niveles de ansiedad y estrés; más en un país como el nuestro con un fuerte legado cultural en que el contacto humano es muy importante.
La disposición general para el regreso a la oficina, se resume implementar protocolos, comités, adecuaciones, cambios de costumbres y hasta de vestimenta (EPP).
Las oficinas requieren de adaptaciones, pero también necesitan que su personal se sienta cómodos y seguros en sus espacios aligerando la carga de ansiedad y estrés propios de estos tiempos.
Necesitamos analizar los espacios y ambientes actuales, reorganizándolos de una forma orgánica aplicando barreras que generan sentimientos de seguridad, no de aislamiento o atrincheramiento.
El diseño de espacios “openoffice”, cuyo concepto nace en los 60’s y no aplicable a todo tipo de trabajo, deben rediseñarse para cumplir con el distanciamiento, medidas de higiene personal, sentido de pertenencia y de personalización.
Analizando algunos estos aspectos, puedo destacar los siguientes elementos referentes a los puestos de trabajos en oficinas:
- Escritorios o superficies de trabajo: Es necesario analizar profundamente si el espacio con el que cuenta el personal es el adecuado, ahora que deberán contar con distanciamiento. Lo primero es definir qué tipo de actividad desarrolla ese puesto de trabajo y cuál es la frecuencia de uso.
- Analiza cuánto espacio requiere el puesto de trabajo estándar o promedio de tu oficina: Ese puesto cuenta con una laptop o desktop, útiles de oficina y algo de papelería, restando estos elementos requiere un espacio para físicamente acomodar su cuerpo, incluyendo la taza de café o agua o algún artículo personal.
- Verifica y cuantifica cuántos puestos de trabajo que requieren artículos adicionales como impresoras o segundas pantallas o simplemente cuentan con mucha documentación y portafolios. Estos requieren una mayor superficie de trabajo.
- Define la frecuencia de uso de ese puesto de trabajo: personal fijo o requiere solo algunas horas o días. Este último requiere un espacio sujeto a un protocolo de limpieza mayor y exclusivo.
- Distanciamiento entre puestos de trabajos. Una vez definido el espacio que requiere ese puesto de trabajo tenemos que verificar la distancia entre puestos y cómo aplicaremos una división. Existen diferentes materiales con las que podemos crear divisiones, pero debemos ser cuidadosos al escogerlas (análisis del espacio, materiales, iluminación y diseño) pues deben promover sentimientos de seguridad y pertenencia; una elección incorrecta podría hacernos sentir aislados o confinados.
- Sentido de bienestar, pertenencia y compromiso. Contar con una buena iluminación y elementos naturales (pueden ser vegetales o decorativos). Estos son minúsculos cambios que brindan un gran beneficio al ambiente (diseños biofílicos). Permite que cuenten con un elemento de personalización para afianzar los lazos de pertenencia, que a su vez se reflejará en su compromiso con la compañía.
- Revisión y comunicación de los estados de los equipos electromecánicos. Debes revisar el estado de los equipos de aire acondicionado, sus filtros y sistemas es prioritario para garantizar la calidad del aire. Igualmente, la calidad del agua, filtros y tanques. Comunicar este esfuerzo que como compañía se hace para garantizar la seguridad de todos, es muy necesario para que todos estén informados y tengan el compromiso de contribuir al buen funcionamiento de estos.
- Áreas comunes.
- Salas de reuniones, conferencias y puestos temporales como pasantes, trámites y mensajerías, deberán implementar protocolos de limpieza más estrictos. Analicemos que elementos podemos eliminar, reordenar o incorporar que nos mantengan seguros, pero no resten la calidez del lugar; evitemos deshumanizar las áreas.
- Sanitarios: Debes revisar que todos los artefactos y accesorios funcionen, eliminando aquellos cuya vida útil este por finalizar. Importante revisar los extractores e inyectores de aire. Aquellos sanitarios que comparten su espacio con el área de aseo deberán analizar su funcionamiento para evitar contaminación. Revisar el depósito de insumos, ya que con la implementación de los EPP requieren más espacio.
- Cafeterías: Por naturaleza es el área más sensitiva pues tratamos con alimentos y bebidas donde frecuentemente también está el espacio para el almacenaje de desechos. Es un área que requiere de una muy delicada reorganización tanto de elementos, insumos, horarios, utilización de equipos (refrigeradores, microondas), utensilios (tazas, vasos) y limpieza.
- Ingresos. Lo primero que debemos analizar es el ingreso y egreso, con los planes de seguridad humana (accidentes, fuego, etc.) para que los mismos se integren al plan de sanidad. Te invito a realizarte los siguientes cuestionamientos:
- ¿Cómo ingresa el personal regular? ¿Cuentan con equipo biométrico de acceso, timbre o mediante llave?, ¿cómo es la puerta de acceso?
- ¿Cómo ingresa el personal temporal como mantenimiento, limpieza, seguridad? ¿Cuentan con un espacio exclusivo para cambiarse y dejar sus efectos personales o lo comparten con el personal?
- ¿Cómo ingresan los insumos y cómo egresan los desechos?
- Revisa el ingreso y atención de visitas-clientes, lo cual incluye analizar el puesto de la recepción/ información y la sala de espera. Equilibrar estas áreas entre cumplir con las normas sanitarias y mantener un ambiente, será un gran reto; debe mantener la calidez del ambiente, evitando convertirse en una sala de cuidados intensivos.
- Medidas como alfombras desinfectantes, dispensador serán la norma, pero el personal asignado para la recarga de estos elementos deberá contar con apoyo ya que su carga de trabajo se incrementará.
El reto de regresar a la oficina, cumpliendo con las normas de bioseguridad y distanciamiento social requiere de un análisis integral que pueda equilibrar el aspecto técnico y estado emocional del personal.
La «nueva normalidad» es una adaptación, la cual recomiendo sea consultada con tu diseñador y arquitecto quien te podrá orientar a encontrar las soluciones que sean económicamente viables, rápidas de implementar y llevadas en un proceso organizado junto al personal, mantenimiento, comité de salud y recursos humanos.
Recuerda que los diseñadores estamos entrenados para analizar todas las situaciones de una oficina independientemente de su tamaño o de la actividad que realicen.
